A gestão eficiente de toda a documentação de uma empresa é uma tarefa que exige conhecimentos na área de arquivo, organização, logística, informática, regulamentação e imobiliário. Transferir a guarda de arquivos para um fornecedor especializado em gestão documental traduz-se em inúmeras poupanças para as empresas, de tempo, espaço e pessoal. A AGS oferece soluções de custódia de arquivos e de gestão do ciclo de vida dos documentos, desde o armazenamento, à digitalização e sua destruição. Deste modo, terá mais tempo e recursos para se focar nos processos core de negócio. Garantimos total segurança e confidencialidade sobre os seus documentos, mesmo os mais sensíveis.
Gestão de arquivos de A a Z
Para que não se preocupe com nada, a AGS realiza uma gestão de arquivos de A a Z, dando resposta especializada a todos os processos envolvidos na guarda e gestão documental da informação. Os nossos procedimentos são realizados por profissionais certificados, empregando metodologias que cumprem os requisitos legais em vigor ao nível da segurança da informação, da sua conservação e disponibilização. Processos simplificados, acessos facilitados à informação e otimização de recursos é o que temos para lhe oferecer.
Recolha de documentos, inventariação e catalogação
O primeiro passo é transferir o seu arquivo físico para as nossas instalações. Assim, procedemos à recolha de documentos nas empresas e realizamos a respetiva inventariação e catalogação dos mesmos de acordo com uma matriz de classificação definida em conjunto com o cliente. Os documentos são então colocados em pastas, caixas ou contentores documentais, cada um identificado com um código de barras distinto (ID de registo único). Este método permite que seja possível rastrear qualquer documento, a qualquer momento.
Armazenamento seguro de documentos
Em termos logísticos não terá de se preocupar com nada já que garantimos o armazenamento seguro dos seus documentos. Os arquivos são armazenados em estantes/racks de metal nas nossas instalações, que se encontram protegidas por um sistema de deteção e proteção contra intrusões, incêndios e inundações, e vigiadas 24 horas por dia por um sistema de CCTV. Os arquivos encontram-se anonimizados de modo que não se saiba a que cliente pertencem, e todos os acessos aos documentos são controlados.
Acesso à informação
Quando os documentos se encontram digitalizados e integrados no nosso software de gestão documental é possível realizar o acesso à informação a partir de uma interface Web, bastando para tal ter uma ligação à internet. Podemos definir, de acordo com as indicações do cliente, níveis de acesso à informação diferenciados por colaborador ou departamento. Para encontrar o documento que procura, basta que o utilizador use o motor de busca da plataforma, que lhe devolve a respetiva imagem digital do arquivo pretendido.
Destruição de documentos
Quando já não necessitam de determinado tipo de informação ou quando termina o prazo legal exigido para a sua retenção, as empresas devem proceder à destruição de documentos, devendo realizar essa tarefa de modo seguro, confidencial e sustentável. A AGS recorre a metodologias certificadas de destruição de documentos que não só impedem que haja fuga de informação sensível de negócio, como possibilitam a reciclagem e o correto tratamento ambiental dos resíduos resultantes do processo de eliminação.