A melhor forma de preservar e ter acesso a informação dentro de uma empresa passa por apostar na digitalização de documentos, arquivos e processos. A AGS tem soluções otimizadas para concretizar a desmaterialização da informação e guarda de arquivo físico das empresas. Os documentos são recolhidos na organização até às nossas instalações, cuidadosamente separados e catalogados e posteriormente digitalizados em scanners com tecnologia avançada para obter imagens de elevada qualidade dos documentos. Uma vez obtidos estes ficheiros digitais, é possível ter acesso à informação de forma simplificada, através do nosso portal Web, acessível via HTTPS.
Preparação de documentos
Para que a tarefa de desmaterialização da informação seja bem-sucedida existe um primeiro passo fundamental: a preparação dos documentos. Nesta etapa, os documentos são separados e classificados por tipologia de informação ainda antes de serem retirados das suas pastas ou processos, para que depois possam ser digitalizados e os ficheiros organizados segundo uma ordem lógica. É também nesta etapa que são removidos quaisquer clipes, agrafos ou marcadores, de modo a facilitar o processo de digitalização.
Digitalização da informação
Assim que os documentos estão preparados segue-se a etapa da digitalização da informação propriamente dita. Este procedimento é realizado nas nossas instalações, em salas especificamente dedicadas para o efeito, com rede privada e com controlo de acessos para que a segurança da informação esteja salvaguardada. Recorremos a tecnologias e aplicações de digitalização de elevada performance para que as imagens resultantes do processo de desmaterialização dos documentos tenham a máxima definição e qualidade possível.
Indexação de documentos eletrónicos
Para que seja mais fácil e rápido aceder à informação digitalizada, os nossos técnicos procedem à indexação dos documentos eletrónicos de acordo com critérios de pesquisa definidos em conjunto com os clientes e suas necessidades de acessos aos dados. Também verificam se a imagem e os dados associados a determinado documento eletrónico estão em conformidade com o seu homólogo em papel. A solução EAS Software tem a dupla valência de classificar, gerir e rastrear tanto os documentos físicos como a sua imagem eletrónica.
Sistema de gestão documental eletrónica
Estando os documentos digitalizados e indexados são então integrados no nosso sistema de gestão documental eletrónica. Sempre que um utilizador necessitar de aceder a um documento, basta usar o motor de pesquisa do EAS Software para o localizar. A plataforma faz corresponder os metadados de cada ficheiro integrado com os critérios de pesquisa do utilizador e devolve os resultados. Apenas utilizadores autorizados podem aceder à informação. E os originais em papel? Esses ficam à nossa guarda, em instalações seguras.
EAS Software
O nosso EAS Software permite, numa mesma plataforma, gerir e rastrear os documentos em papel e ao mesmo tempo pesquisar e consultar os documentos digitais. Ao ser uma solução desenvolvida por nós, permite incorporar especificações à medida de cada cliente. Trata-se de um portal, disponibilizado como um Software-as-a-Service, baseado em tecnologia Web, sem necessidade de instalações ou configurações adicionais, bastando uma ligação à internet. O acesso ao portal é feito mediante login e password, e por protocolo HTTPS.